業務のペーパーレス化

リモートワークを機会に、ペーパーレス化を進めている企業が多くありますが、
うまく進んでいない企業も多いのが現実です。

企業のペーパーレス化を成功させる秘訣は?

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙媒体で行っていた業務を電子化しデータとして保存、活用できるようにすることを指します。

広義においては、イベント等のチケットの電子化や店舗などが発行するクーポン券の電子化もペーパーレス化に含まれます。

ペーパーレス化の必要性

①ビジネスにおける必要性

社内で扱っている文書を電子化することによって、業務効率改善やコスト削減、災害による情報消失を防止、データ化による情報共有化やオフィスの省スペース化といったメリットがあります。
また、リモートワークなどの新しい働き方に対応する上でも、ペーパーレス化を推進は非常に重要な役割を果たします。

②環境という観点での必要性

環境面からみてもペーパーレス化は求められています。
紙はもともと木からできています。そしてその木は人間の生命活動には欠かせない重要な資源です。その資源を保全するという意味でもペーパーレス化の推進が重要視されています。

ペーパーレス化に向いている書類とは?

①ビジネス文章

以前は、紙での保存が義務付けられていた、帳簿類や伝票も政府主導でペーパーレス化が推奨されています。
これらのビジネス文章だけでなく、社内で使用する稟議書や決裁書、顧客との間で使用する見積書、請求書、納品書、契約書などのペーパーレス化も可能です。

②会議資料

会議やミーティングに使用する資料も、ペーパーレス化の対象と言えます。
タブレット端末の普及により、ペーパーライクに資料にメモを書いたりすることも可能になりました。

③日報などの報告資料

営業日報や業務日報もペーパーレス化が推奨されます。
早くからエクセルなどで管理している企業もあるかと思いますが、よりデータを活用するためにはシステム化を行うことで営業に活かすことが可能になります。

④パンフレットやカタログ

会社案内パンフレットや商品カタログもペーパーレス化が可能です。
オンライン化することにより、情報の更新も容易となり、営業活動を効率化することも可能です。

ペーパーレス化が進まない原因

多くの企業がペーパーレス化に取り組んでいますが、なかなかペーパーレス化が進まない企業も多くあることは事実です。

ではなぜ、企業がペーパーレス化が進まないのでしょうか?

①初期コスト

ペーパーレス化の初期コストが原因の一つに挙げられます。

ペーパーレス化を進める際にオフィスソフトを使用して電子化するというだけでは、データを適切な形で管理ができません。ペーパーレス化には、データをしっかりと管理活用できる業務システムの導入が必要不可欠です。
そのためには、システム開発や導入、サーバー等のインフラなどの環境整備やセキュリティ対策、PCやタブレットなどのハードの用意も必要な場合があり、初期コストが必要です。

②ITリテラシーの差

社員間のITリテラシーに差があることで、ペーパーレス化の取り組みが進まないケースもあります。

年配者のデジタル機器に扱いに不慣れなケースもありますが、スマートフォンの普及によりパソコンを使用しない若年者もITリテラシーが低い場合もあり、システム化がうまくいかないことも少なくありません。

そのような場合は、多機能化するのではなく、最適化し必要な機能のみを誰でも簡単に使用できるシステムを導入することが必要です。

③システム障害への不安

災害や停電などによるシステム障害への不安から、ペーパーレス化に踏み切れない企業もあります。
例えば、システム障害によってデータの閲覧ができなくなったり、データそのものが紛失してしまわないかということが挙げられます。
しかし実際には、データをクラウド上や複数のデータ媒体で保存することによりデータを守ることが可能です。

むしろ紙媒体の場合の方が、災害などで文書自体の紛失や閲覧できない状態になる危険性が高いと言えるかもしれません。

 

ペーパーレス化が進まない原因はこの様なものがありますが、その原因を克服してでもペーパーレス化を実現するメリットは多くあります。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化には多くのメリットがありますがその中でも下記の5つは特に重要なメリットと言えます。

  1. コスト削減
  2. 業務効率化・生産性向上
  3. セキュリティの強化
  4. 多様な働き方に対応
  5. 企業イメージの向上

これらのメリットは、企業のとってとても大きなメリットです。
しかも、一度実現してしまえば、永続的に持続可能なものです。そのコストメリットは計り知れないものになります。

 

ペーパーレス化を実現するためには?

ペーパーレス化は、企業の業務活動の多くに関連するため、なかなか一度に全てをペーパーレス化することは大変難しいです。
また、ペーパーレス化に対しての理解を得られないままで進めることも難しいのは事実です。

フォーサイトクリエイションでは、そのような時まずは部分的にペーパーレス化を行うことをお勧めしています。
例えば、給与明細を紙で発行し郵送しているという業務のみをペーパーレス化するなどが考えられます。
この例では、コスト削減および作業効率化という結果が見えやすいため、他の業務のペーパーレス化への理解の足掛かりになりやすいという特徴があります。

 

フォーサイトクリエイションができること

企業の業務をペーパーレス化することは、なかなか思うように進まないことが多いです。

フォーサイトクリエイションでは、様々な業界の業務システムを導入してきた経験から、どの様にペーパーレス化を進めれば最も効率的なのか、どの業務をペーパーレス化すれば業務改善やコスト削減に効果的なのかという観点から、システムのご提案を致します。

先に、パッケージングされたシステムありきではありませんので、企業にあったシステムの導入を実現できます。

プロジェクトフロー


  • 1 分 析

    ヒアリング、業務確認・理解

    現状分析、課題の整理、潜在課題の発見

  • 2 戦 略

    課題改善策、価値の創造

    目標設定

    要件定義

  • 3 検 証

    モックアップ作成、要件定義の検証・確定

    最終承認

  • 4 システム構築

    システムの導入、デバック、フォームデザイン、
    セキュリティ対策

  • 5 テスト運用

    現場確認、不具合対応、課題改善の確認

  • 6 納 品

    サーバー設定、操作マニュアル

  • 7 アフターサポート(オプション)

    バックアップ、不正アクセス防止、更新サポート、
    バグ対応

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