昨年あたりから、SNSでも話題になっていたNotion(ノーション)を知っていますか?
情報のあふれる今、その情報をうまく整理し活用することは、ビジネスパーソンであれば誰でも考えることだと思います。
しかし、情報共有ツール自体もできては消え、消えてはまたでき…と選ぶだけでも時間がかかります。
また、その評価はある程度使用しないとわからないため、新しいツールに手を出すことも難しくなっています。

そんな今、注目を集めているのが、Notion(ノーション)です。
様々な情報を一元管理でき、そして簡単に引っ張り出せる。そんな夢のようなツールです。
実際、日本語環境が整っていない中2020年8月から2021年8月までの1年間で日本人のユーザー数が4倍以上に増えたようです。

そんなNotion(ノーション)をご紹介します。

Notionができること

「notion」という言葉は、【意見】【イメージ】【思い付き】というような意味を持ちます。
ツールの「Notion」は、言葉の意味通り、雑多な情報や知識知見を管理するためのツールです。

Notionは、タスク管理やメモ帳、カレンダーに、表計算、Wiki機能など実に多彩な機能を持っています。
「all-in-one workspace(オールインワンのワークスペース)」を掲げていることからわかるように、複数のアプリやツールで管理していた情報を一元管理することを目指しているツールなのです。

「all-in-one workspace」という言葉に恥じないとても豊富な機能を持っているので、初めての人にはどこから手を付けて良いかが分からないという声もたくさんあります。
今回は、まず4つの機能に絞ってご紹介していきます。

1.ドキュメント管理

Notionでは、クラウド上で文書の制作や共同編集が行えます。(そう、Googleドキュメントのようなツールです。)

Notionを開き、左下の「New Page」をクリックすると、いくつもテンプレートが表示される。書類やメモを作成したい場合は「Default Page」か「Empty Page」を選択。

幅広いフォーマットを選ぶことができます。チェックボックスや番号付きのリスト、引用文など、これだけのフォーマットなのでToDoリストや議事録としても使い勝手が良いです。

ヘッダーやサブヘッターも選べます。

地味なんですが、とても使い勝手の良い機能としては、リマインダー機能があります。ドキュメント内で「@」を入力するだけで締め切り設定が可能です。つい別のツールで管理していると忘れがちになることでも、文章を書くついでに設定できるのでとても使い勝手が良いです。

2. 「カンバン機能」タスク進行状況が一目でわかります。

2つ目は、プロジェクトの進行度合いに合わせてタスクを管理できる機能。「New Page」から「Board」を選択すると、何も入力されていないタスクボードが表示されます。

カードをクリックすると、以下のようにタスクの名前や担当者、ステータスを設定する画面が表れ、「Property 1」には、テキストや数値、日付、URLを追加できる。それらに沿って、タスクボード上のカードを並び変えられるので、プロジェクトの名前や締め切りなどを設定しておくと、管理する際にとても便利です。

タスクボードはカレンダー表示にも切り替えられます。各カードに締切日を設定しておけば、カレンダーで「いつまでに何をやらなければならないのか」がひと目で確認できます。
これも、「all-in-one workspace」だかれこその使い勝手です。

3. 「リスト機能」インプットした情報をまとめて管理

3つ目は、Googleスプレッドシートのように、様々なデータを一覧で管理する機能になります。テンプレートで「Table」を選ぶと、以下のようなスプレッドシートが表示される。

「Name」列の項目をクリックすると、タスクボードと同じように「Property」を設定でき、「Property」がシートの列に追加される。以下のスプレッドシートでは、「Tags」や「著者」「Year」を追加してみました。

複雑な関数が入り組んだシートをつくるには少し頼りかもしれませんが、年賀状リストなどの簡易的なデータベースなら全く問題ありません。

4. 「Wiki機能」Notion内の情報を構造化して整理

Notion内で作成したドキュメントやスプレッドシートは、ドラッグ1つで構造化し、整理可能です。それらをまとめる親ページには、各ドキュメントへのリンクが表示されるので、簡単にWikiのようなページが出来上がってしまいます。

サイドバーの内容と対応したページができあがる

Notionを使っていると、管理したいドキュメントがどんどん増えていくと思います。親ページをつくって定期的に整理できるので「あのデータどこ行った」から解放されます。

何から使えばよいの?

ざっと4つの機能を紹介しただけでもわかるように、Notionは自由度の高いツールであり、使い方はあなた次第といっても過言ではありません。

とはいえ、私自身も使い始めたばかりでもあり、これからどんな使い方があるのか、試行錯誤していこうと思っています。
2021年内には、かなりの部分が日本語化されるとのことで、ますます使い勝手がよくなると思います。

次の機会には、どの様な使い方ができるかをもっと実例を挙げてご紹介できればと思っています。

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